Glossarartikel: Beglaubigte Kopie

Eine beglaubigte Kopie ist eine amtliche Bestätigung (Beglaubigung), dass diese Kopie mit dem Originaldokument übereinstimmt. Amtlich beglaubigen kann jede Behörde, die Gemeinde des jeweiligen Wohnortes sowie jeder Notarin bzw. jeder Notar. Vorzulegende Unterlagen sind der Personalausweis oder Reisepass, das Originaldokument und die ihr entsprechende zu beglaubigende Kopie. Die zuständige Stelle prüft daraufhin, ob die Dokumente übereinstimmen. Ist dies der Fall, wird auf der Kopie ein Beglaubigungsvermerk angebracht. In erster Linie beglaubigen Stellen Kopien von Dokumenten, die sie selbst ausgestellt haben (z.B. beglaubigt die Schule eine Kopie des von ihr ausgestellten Schulzeugnisses). Die Wohnortgemeinde kann behördliche Dokumente oder Abschriften beglaubigen, die einer anderen deutschen Behörde vorgelegt werden müssen. Für die Beglaubigung fällt in der Regel eine Gebühr an.[1] 

Handelt es sich bei den betreffenden Urkunden um Dokumente aus dem Ausland, gelten andere Bestimmungen. Urkunden werden von den Behörden oder Gerichten eines anderen Staates oftmals nur dann anerkannt, wenn ihre Echtheit oder ihr Beweiswert in einem besonderen Verfahren festgestellt worden ist. Zuweilen kommt es vor, dass eine formal echte ausländische Urkunde inhaltlich falsch ist. Es gilt also im internationalen Urkundenverkehr auch sicherzustellen, dass die Urkunden, mit denen ein Nachweis im anderen Land geführt werden soll, sowohl von der dafür zuständigen Stelle ausgestellt, aber ebenso inhaltlich richtig sind.[2] Hierzu sind eine Reihe international üblicher Verfahrensregeln entwickelt worden, die auf der Homepage des Auswärtigen Amtes einzusehen sind. Die Regelungen für Deutschland finden sich ebenfalls an dieser Stelle.

 


[1] Vgl. Stadt Heidelberg (2011): Verfahrensbeschreibungen. Abschriften, Ablichtungen, Vervielfältigungen und Negative amtlich beglaubigen lassen. Online verfügbar unter http://www.heidelberg.de/hd,Lde/HD/Rathaus/Verfahrensbeschreibung.html?v..., zuletzt geprüft am 03.09.2015.

[2] Auswärtiges Amt (o. J.): Informationen zu konsularischen Fragen. Legalisation und Apostille. Online verfügbar unter http://www.konsularinfo.diplo.de/Vertretung/konsularinfo/de/05/Urkundenv..., zuletzt geprüft am 03.09.2015.